На организацию кадрового делопроизводства и порядок работы с различными документами повлияло принятие Закона Украины
от 15.03.2023 г. № 2136-IX, который вступил в силу 24.03.2023 г.
Адаптация к новым реалиям и поиск альтернативных решений позволили бизнесу продолжить работу и обеспечить эффективное управление своей деятельностью, в частности, по взаимодействию с собственным персоналом.
Правило организации работы с кадровыми документами приобрело особую актуальность.
В связи с военным положением у бизнеса возник вопрос, как это реализовать на практике, чтобы обеспечить достоверный учет и соблюдать требования законодательства и не нарушить права работников.
Мы предлагаем рассмотреть самые частые вопросы, которые возникают у работодателей и работников кадровой службы. Итак, на что следует обратить внимание работодателям?
На период действия военного положения работодатель может организовать ведение кадрового учета и архивного хранения по своему усмотрению. Компания должна самостоятельно определить порядок работы кадровой службы, а также перечень кадровой документации, которую необходимо оформлять. Данная норма не отменяет обязанности работодателя оформлять и хранить кадровые документы во время военного положения. То есть работодатель должен соблюдать действующие правила трудового законодательства.
Обязательными документами для дальнейшего ведения и хранения являются: штатное расписание, приказы по личному составу, карточки П-2. Для соблюдения прав работников обязательно остается требование к работодателю о ведении достоверного учета рабочего времени, выполненного работником работы и выплат на оплату труда.
Не лишним будет создавать сканированные копии всех вышеуказанных документов и размещать их на нескольких носителях. Это обеспечит сохранность данных от потери в случае уничтожения одного из носителей.
Обмен кадровыми документами, организация кадрового делопроизводства и архивное хранение кадровых документов (Как работодателю организовать процесс подписания кадровых документов)
В связи с тем, что обмен и подписание документов в полной мере усложнился, был принят ряд законодательных изменений в сфере электронного документооборота. «Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовке на архивное хранение» предусматривает, что документы временного хранения могут быть подписаны с помощью электронной подписи или другим видом электронной подписи, о которой стороны договорятся. Для примера можно использовать Adobe Acrobat Sing.
К документам временного хранения (до 10 лет включительно) относятся заявления о предоставлении отпусков, графики отпусков, документы об учете рабочего времени.
Во время военного положения стороны могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения документов по вопросам трудовых отношений и о любом другом доступном способе электронной коммуникации, который избран по соглашению между работодателем и работником
Если у работника нет возможности подписать документы с помощью электронной подписи, лучшим вариантом будет написать заявление от руки, сфотографировать его и отправить работодателю. Также можно отправить копию заявления на электронную почту работодателя. Поэтому работодатель может согласовать с работником порядок оформления и работы с документами индивидуально или утвердить общий порядок на предприятии и донести его положение до всех работников.
Если выполнение работы предусматривает возможность ее осуществления удаленно, работодатель может принять решение о переводе на дистанционную работу.
Согласно ч.11 ст. 60 КЗоТ Украины дистанционная работа вводится приказом (распоряжением) руководителя предприятия. С приказом (распоряжением) работника необходимо ознакомить в течение двух дней со дня принятия приказа, но до введения дистанционной работы.
При выполнении дистанционной работы необходимо заранее договориться о дальнейшей коммуникации.
Для упрощения порядка осуществления коммуникаций между работником и работодателем в части подачи заявлений работодателю и ознакомления с кадровыми документами есть:
Такой порядок может быть зафиксирован в приказе или заключении дополнительного соглашения к трудовому договору.
Как быть с трудовыми книжками во время войны
Никаких особых условий хранения трудовых книжек работников правовой режим военного положения не определяет. Хранить трудовые книжки работников должно предприятие, на котором они работают. Обязательно издавать трудовую книжку нужно только в случае увольнения работника.
Однако отсутствуют основания в отказе работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованиям