На організацію кадрового діловодства та порядок роботи з різними документами вплинуло ухвалення Закону України
від 15.03.2023 р. № 2136-IX, який набув чинності 24.03.2023 р.
Адаптація до нових реалій та пошук альтернативних рішень дозволили бізнесу продовжити роботу та забезпечити ефективне управління своєю діяльністю, зокрема щодо взаємодії з власним персоналом.
Правило організації роботи з кадровими документами набуло особливої актуальності.
У зв’язку з воєнним станом у бізнесу виникло питання, як це реалізувати на практиці, щоб забезпечити достовірний облік та дотримуватися вимог законодавства, та не порушити прав працівників.
Ми пропонуємо розглянути найчастіші питання, які виникають у роботодавців та працівників кадрової служби. Отже, на що слід звернути увагу роботодавцям?
На період дії воєнного стану роботодавець може організувати ведення кадрового обліку і архівного зберігання на свій розсуд. Компанія має самостійно визначити порядок роботи кадрової служби, а також перелік кадрової документації, яку необхідно оформляти. Дана норма не скасовує обов’язок роботодавця оформляти та зберігати кадрові документи протягом воєнного стану. Тобто роботодавець має дотримуватися діючих правил трудового законодавства.
Обов’язковими документами, для подальшого ведення та зберігання, є: штатний розклад, накази з особового складу, картки П-2. Для дотримання прав працівників обов’язково залишається вимога до роботодавця стосовно ведення достовірного обліку робочого часу, виконаної працівником роботи та виплат на оплату праці.
Не зайвим буде створювати скановані копії всіх вище вказаних документів та розміщати їх на декількох носіях. Це забезпечить збереження даних від втрати у разі знищення одного з носіїв.
Обмін кадровими документами, організація кадрового діловодства та архівне зберігання кадрових документів (Як роботодавцю організувати процес підписання кадрових документів)
У зв’язку з тим, що обмін та підписання документів повною мірою ускладнився, було прийнято ряд законодавчих змін у сфері електронного документообігу. “Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та іх підготовки на архівне зберігання” передбачає, що документи тимчасового зберігання можуть бути підписані за допомогою електронного підпису, або іншим видом електронного підпису, про який сторони домовляться. Для прикладу можна використовувати програму Adobe Acrobat Sing.
До документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) відносяться: заяви про надання відпусток, графіки відпусток, документи про облік робочого часу.
Під час воєнного стану сторони можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником
Якщо у працівника немає можливості підписати документи за допомогою електронного підпису, то найкращим варіантом буде написати заяву від руки, сфотографувати її та відправити роботодавцю. Також можна надіслати скановану копію заяви на електронну пошту роботодавця. Тому, роботодавець може узгодити із працівником порядок оформлення та роботи із документами індивідуально , або затвердити загальний порядок для підприємства і донести його положення до всіх працівників
Якщо виконання роботи передбачає можливість її здійснення віддалено, роботодавець може прийняти рішення про переведення працівника на дистанційну роботу.
Згідно ч.11 ст 60 КЗпП України дистанційна робота запроваджується наказом (розпорядженням) керівника підприємства. З наказом (розпорядженням) працівника необхідно ознайомити протягом двох днів з дня прийняття наказу, але до запровадження дистанційної роботи.
Під час виконання дистанційної роботи потрібно заздалегіть домовитись про подальшу комунікацію.
Для спрощення порядку здійснення комунікацій між працівником та роботодавцем у частині подання заяв роботодавцю та ознайомлення з кадровими документами, є:
Такий порядок можна зафіксувати у наказі або укладенні додаткової угоди до трудового договору.
Як бути з трудовими книжками під час війни
Жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство, на якому вони працюють. Обов’язково видавати трудову книжку потрібно лише у разі звільнення працівника.
Проте відсутні підстави у відмовленні працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу можна оформити у вигляді заяви.
У разі видачі трудової книжки працівнику на його вимогу, роботодавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки.
Для правильної видачі трудової книжки працівнику, потрібно завести додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де працівник під особистий підпис отримує і повертає трудову книжку.
Згідно за ст.7 Закону “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, у разі перебування підприємства в районі активних бойових дій работодавець самостійно вирішує питання зберігання трудових книжок і може приймати рішення про їх видачу під підпис.
Що робити у разі втрати або знищення кадрових документів
Відповідь на це питання очевидна: кадрові документи потрібно відновити у найкоротші терміни, при щойній можливості
Для того, щоб визначити, які саме документи було втрачено або знищено треба провести аудит кадрової документації. За наказом керівника комісія проводить аудит та визначає масштаби втрат. Керівник вирішує, хто буде відповідальний за встановлення кадрової документації, забезпечує відповідального матеріально технічною базою та встановлюють доплату за додатковий об’єм роботи.
На сьогодні штрафи за відсутність обов’язкових кадрових документів скасовані, але після закінчення воєнного стану, контролюючі органи відновлять перевірки, тому якщо є можливість відновити документи зараз – відновлюйте, не відкладаючи це на потім
Чи потрібно вести військовий облік на сьогодні
З 05 січня 2023 р. набрала чинності постанова від 30.12.2022 р. № 1487, якою затверджено новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Організація військового обліку покладається на відповідних керівників підприємств.
Взяттю на персонально-первинний військовий облік в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях підлягають громадяни України з числа: Призовників віком від 16 (у рік досягнення 17-річного віку) до 27 років;
Військовозобов’язаних та резервістів, які не досягли граничного віку перебування у запасі, у тому числі жінок, які мають медичну та фармацевтичну спеціальність, а також за власним бажанням жінок, які мають спеціальність та /або професію споріднену з відповідною військово-обліковою спеціальністю, перелік яких затверджено Міноборони.
з 05.01.2023 р. персональний військовий облік ведеться за Списками.
Чинним законодавством передбачено, що роботодавці (підприємства усіх форм власності) мають вести військовий облік. Перелік обов’язків роботодавця вказано в Законі України «Про військовий облік і військову службу» та п.37 Порядку організації та веденню військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабміна України від 07.12.16 р. № 921
Отже, у випадку виявлення порушення під час перевірки стану ведення військового обліку районними (міськими) ТЦК та СП (військоматами), на роботодавця може бути накладено адміністративний штраф:
За перше порушення:
- для громадян від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700-3400 грн);
- для посадових осіб від 200 до 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (3400- 5100 грн)
за повторне протягом року вчинення порушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, а також вчинення таког о порушення в особливий період:
- для громадян від 200 до 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (3400 – 5100 грн);
- для посадових осіб від 300 до 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (5100 – 8500 грн);
Також кожен роботодавець зобов’язаний робити такі дії:
У 7-ми денний строк повідомляти ТЦК та СП про прийняття на роботу та звільнення з роботи призовників і військовозобов’язаних;
Повідомляти на вимогу ТЦК та СП військовозобов’язаних працівників та призовників про їх виклик до ТЦК та СП і забезпечувати їх своєчасне прибуття за цим викликом;Кожного року до 01 грудня подавати до ТЦК та СП Списки громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць;
Вносити у 5-ти денний термін до особових карток працівників зміни, які стосуються сімейного стану, місця проживання, освіти, місця роботи і посади військовозобов’язаних та призовників.
Як має діяти ФОП, приймаючи працівника на роботу
Фізична-особа підприємець, яка використовує найману працю, є роботодавцем. Тому вони зобов’язані дотримуватися всіх вимог трудового законодавства.
Розглянемо послідовність дій ФОП для прийняття працівника на роботу. Особа, яка працевлаштовується повинна надати відповідні документи для працевлаштування, а саме:
Сторони укладають трудовий договір у двох примірниках, після чого ФОП складає наказ (розпорядження) про прийняття працівника.
Не пізніше ніж за один день до початку роботи працівника ФОП надсилає повідомлення про прийняття на роботу до ДФС. Далі працівника обов’язково ознайомлюють з посадовою інструкцією та правилами внутрішнього трудового розпорядку. За бажанням працівника ФОП вносить відповідний запис про прийняття на роботу до трудової книжки працівника, проте трудову книжку в себе не зберігає — вона залишається в працівника.