Кадрові документи: які бувають і навіщо потрібні

Кадрові документи: види та значення

Кадровий облік обов’язковий для підприємств будь-якого масштабу, які використовують працю найманих працівників. Його організація чітко регламентована законодавством, зокрема Кодексом законів про працю. Варто зазначити, що робота з кадровими документами доволі рутинна, але потребує ґрунтовних знань трудового права, скрупульозності та уваги. Саме тому багато підприємців вважають за краще доручити цю роботу професіоналам, перейшовши на аутсорсинг кадрових послуг.

Умовно всі кадрові документи на підприємстві можна поділити на 2 групи:

• організаційні або облікові;
• розпорядчі.

Організаційні кадрові документи стосуються кадрової організації, вони визначають структуру та штат підприємства. Розпорядчі стосуються управління персоналом і організації робочого процесу.

До організаційних документів належать:

• трудовий договір, зокрема контракт;
• колективний договір;
• договори про матеріальну відповідальність;
• особова картка працівника або особова справа;
• трудові книжки та книги обліку руху трудових книжок;
• правила внутрішнього трудового розпорядку та штатний розпис;
• графіки відпусток;
• табелі обліку робочого часу;
• посадові інструкції;
• інші документи.

До розпорядчих кадрових документів належать:

• наказ про прийняття на роботу;
• наказ про переведення;
• наказ про припинення трудового договору;
• наказ про надання відпустки;
• наказ про заохочення або стягнення;
• інші документи.

З переліку кадрових документів можна зробити висновок, що їхня функція — регулювати та впорядковувати трудові правовідносини. Якщо кадрова документація ведеться правильно й відповідно до закону, ризик виникнення трудових спорів або порушення соціальних прав і гарантій як працівника, так і роботодавця суттєво знижується. Ба більше, у підприємства, яке приділяє належну увагу кадровому обліку, значно менше ризиків виникнення складнощів у спілкуванні з правоохоронними та контролюючими органами — від податкової до інспекції з охорони праці та прокуратури. Також кадрові документи є базою для правильного розрахунку заробітної плати, впливають на її повноту та своєчасність виплати.

На завершення зазначимо, що будь-який бізнес будується на кадрах — досвідчених керівниках, професійних співробітниках і кваліфікованих працівниках. Зважений і правильний підхід до організації кадрового обліку стає ще однією сходинкою на шляху до успіху. І навпаки — нехтування кадровими питаннями може похитнути й навіть розвалити компанію зсередини.

Якщо ви розумієте важливість роботи з кадрами на вашому підприємстві й водночас хочете, щоб цим займався професіонал, варто звернутися до компанії «Елма-консалтинг». Завдяки роботі наших фахівців ви зрозумієте, наскільки важливо в бізнесі мати надійну професійну опору, і зможете повністю зосередитися на реалізації ваших ідей, не відволікаючись на важливі формальності.